Dokumentenablage Handel / Auftragsabwicklung
Grundsätzlich werden an uns geschickte Dokumente, welche gemäss OR Bestandteil des Vetrages sind, abgelegt.
Dies sind:
- die Bestellung vom Kunden
- Die Rechnung an den Kunden (mit Kontoangabe und Visiert durch PL/GL in der Buchhaltung)
sowie
- Die Rechnung vom Lieferanten (mit Unterschrift welche zur Zahlung freigibt in der Buchhaltung)
Dokumente wie
- Der Lieferschein an den Kunden
- Der Lieferschein vom Lieferanten
- Unsere Bestellung an den Lieferanten
Müssen nicht abgelegt werden, jedoch ist wichtig, dass der Lieferschein mit Lieferscheinnummer und Datum im FM eingebaucht wird.
ansonsten gilt:
=Kundenbestellungen / Aufträge von Kunden an uns:= Für allgemeine Kleinauftrage, welche keiner Anlage zugeordnet werden können gibt es einen Ordner „allegemeine Kleinaufträge“ für die Dokumenten an und von unserem Kunden.
Für Kundenbestellungen von Parkerprodukten besteht der Ordner „Auftragsabwicklung Parker-Kunden“, welcher sich im Eingangbereich.
Für Kundenbestellungen von Gardner Denver Produkten besteht der Ordner „Kleinaufträge Gardner Denver“, welcher sich im Eingangsbereich befindet.
Bestellungen an unsere Lieferanten:
Wird Material für das Lager oder für allgemeine Kleinaufträge bestellt, werden diese Dokumente im Ordner „Diverse Bestellungen/Lieferscheine/Rechnungen“ im Server Büro im Gestell abgelegt.
Für bestellungen an Parker existiert ein Ordner „Parker Bestellabwicklung“
optional*, da diese Dokumente im Filemaker rekonstruiert werden können und so wieso in der Buchhaltung abgelegt werden, ist es im Ermessen vom Projektleiter ob diese Dokumente als Kopie auch noch im Projektordner abgelegt werden müssen.