Mäpplibewirtschaftung
Dokumente zu Anfragen und Aufträge werden, solange kein Ordner existiert oder wenn diese in Bearbeitung sind in durchsichtige Dokumentenmäppli abgelegt.
Rechnunngen zu visieren
Die Rechnungen werden ausgepackt, wo kein Doppel vorhanden ist kopiert und in gelbe Mäppli mit der Aufschrift „ Rechnungen Visieren (kürzel zuständige Person “ gelegt und der Entsprechenden Person auf das Pult gelegt.
Werbung
Werbung wird ausgepackt und in das gelbe Mäppli mit der Aufschrift „ Werbung “ gelegt und dem GL auf das Pult gelegt.
Korrespondenz
Korresponden, wenn nicht mit Vertraulich beschriftet, wird ausgepackt und in das gelbe Mäppli mit der Aufschrift „ Korresponden “ gelegt und dem GL auf das Pult gelegt. Vertrauliche Korrespondenz wird im verschlossenen Couvert in das Mäppli mit der Aufschrift „ Korresponden “ gelegt
Kundenbestellungen / Aufträge
Bestellungen werden ausgedruckt und in ROTE Mäppli gelegt, falls nicht schon ein neuer Projektordner besteht oder das Projekt bereits abgeschlossen ist.
Parker Bestellungen und allgemeinde Kleinaufträge zu bereits Anlagen welche gebaut und intalliert sind:
- Kundenbestellungen von Parkerprodukten werden in die blaue Dokumentenablage „Bestellungen Parker“ im Büro Server im Gestell abgelegt. Die dazugehörende Bestellung bei Parker gehört in den blaue Schnellhefter „Offene Bestellungen Parker“.
- Kundenbestellungen von allgemeinen Produkten werden in die blaue Dokumentenablage „Bestellungen allgemein“ im Büro Server im Gestell abgelegt. Die dazugehörende Bestellung bei den Lieferanten gehört in den blauen Schnellhefter „Offene Bestellungen allgemein“. Ebenso gehören Lagerbestellungen welche ausgedruckt werden in diesen blauen Schnellhefter.
Sobald das Material eingetroffen ist und an den Kunden weitergeschickt wurde, werden die Bestellung beim Lieferanten sowie die Kundenbestelung entsprechend Abgelegt.